Copilot in 30: Un mes para descubrir cómo la IA de Microsoft puede ayudarte en tu trabajo
Puede que ya estés utilizando herramientas de inteligencia artificial, pero una de las ventajas de Microsoft 365 Copilot es que dispones de esta tecnología directamente en tu entorno de trabajo: el correo electrónico, las reuniones, los documentos y otras aplicaciones de Microsoft 365.
Para que puedas comprobar por ti mismo el potencial de Copilot, nace Copilot in 30. Un trial de 30 días con 25 licencias Copilot Business que se contrata a través de acens.
A eso se suman cinco plantillas de correo: una de bienvenida y cuatro con escenarios y prompts, una por semana y, cuando el trial termina, los servicios de adopción y acompañamiento de acens para dar continuidad a lo que haya funcionado.
Qué incluye el trial y qué necesitas antes de empezar
Veinticinco usuarios durante treinta días, con acceso a Microsoft 365 Copilot Business integrado en Outlook, Teams, Word, Excel y el resto de aplicaciones. Para activarlo hace falta tener licencias Business. Si tu organización trabaja con Microsoft 365 para pymes o con los planes Enterprise, ese requisito ya está cubierto.
Con el trial recibes una guía de usuario que te acompaña en la activación y la configuración inicial y te guía con recomendaciones para medir el resultado al terminar.
Y por encima de la guía está el soporte técnico de acens, para resolver tus consultas y acompañarte durante los treinta días desde tu panel de cliente.
Cinco preguntas que convierten el trial en un plan
Lo primero antes de arrancar es rellenar un cuestionario corto en la herramienta de adopción. Introduces el nombre de la empresa y la fecha de inicio, y a partir de ahí respondes cinco preguntas.
La primera es tu sector: salud, servicios profesionales, retail, manufacturación, servicios financieros, formación, sector público, ONG o energía. Esto ajusta el vocabulario y los escenarios al lenguaje de tu negocio.
La segunda es cómo repartes a los veinticinco usuarios: un mix de varios equipos o un único departamento (dirección, ventas, operaciones, financiero…).
Las tres restantes son sobre cuestiones internas. ¿Qué correos te llevan más tiempo, los de clientes y consultas o los seguimientos después de cada reunión? ¿Qué reuniones pesan más, las llamadas con clientes o las internas de equipo? ¿Qué documentación cuesta más producir, contratos, temas de regulación y cumplimiento o descripciones de servicio? Y ya al final, qué tareas se repiten cada semana.
Con esas respuestas, la herramienta genera un dashboard con una hoja de ruta de cuatro semanas, checklist incluida.
Lo que hay que dejar cerrado antes del día 1
Elige a compañeros que ya colaboren entre sí. La recomendación de Microsoft es formar cuatro o cinco grupos pequeños que trabajen juntos habitualmente, porque el aprendizaje pasa de unos a otros. Un compañero comparte un prompt que le ha funcionado y al día siguiente lo pueden estar usando otros usuarios. Si prefieres concentrar el foco en un área, un solo departamento también vale.
Después, las configuraciones. En el admin center de Microsoft 365, dentro de Copilot > Settings, activa la búsqueda web para que Copilot complemente los datos internos, ancla Copilot Chat en Teams, Outlook y el resto de apps, y habilita la transcripción de Teams. Sin transcripción, Copilot no puede resumir una reunión ni responder preguntas sobre ella, que es lo que más engancha a la gente la primera semana.
También es recomendable contar con un sponsor interno que ayude a dinamizar la iniciativa, resolver dudas y mantener a los usuarios implicados durante las cuatro semanas.
¿Cómo saber si el trial ha funcionado?
En el Microsoft Admin Center, en Reports > Usage > Microsoft 365 Copilot, tienes el informe de preparación y adopción.
Conviene prestar atención a información como que la mayoría de los usuarios sigan activos cada semana, que aumente el número de prompts utilizados o que el uso se extienda a otras aplicaciones.
Lo ideal es que la adopción se mantenga o crezca y que el uso salga del chat hacia el trabajo diario.
De esta forma, al terminar los treinta días tienes una visión de dónde se está usando Copilot, quién le está sacando más provecho y qué áreas necesitan más acompañamiento.
¿Qué pasa cuando acaban los 30 días?
Si Copilot ha encajado en vuestra forma de trabajar, puedes contratar solo las licencias que necesites, no tienes que quedarte con las veinticinco del trial, solo con las que estés usando. Y si no os ha convencido, tan solo dejas de utilizarlas sin ningún coste.
Si decides seguir con Copilot, en acens tienes los servicios de adopción y acompañamiento para consolidar lo que ha funcionado, y toda la información y la contratación de Microsoft 365 Copilot está disponible en la web.
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