Cómo usar Microsoft 365 Copilot y los agentes autónomos

En España, los trabajadores dedican de media 16 horas a la semana a tareas administrativas, el equivalente a dos jornadas completas, según un estudio de Ricoh publicado en enero de 2026.

Hay empresas que se quedan en las demos genéricas de inteligencia artificial y no llegan a aplicarla a problemas concretos. Si es tu caso, lo primero es saber qué hace Copilot y qué aportan los agentes al trabajo de tu equipo.

Microsoft 365 Copilot: la IA que vive donde tú trabajas

Microsoft 365 Copilot es el asistente de IA integrado en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Recientemente, Microsoft ha centralizado su suite de apps en la aplicación de Microsoft Copilot. Trabaja dentro de esas aplicaciones y con el contexto real de tu organización, como tus correos y tus archivos, siempre dentro de los permisos que ya tienes configurados.

Por eso Microsoft recomienda revisar antes quién tiene acceso a qué en SharePoint y OneDrive (recuerda que Copilot únicamente puede acceder a la información que puedas ver tú, y varía en función de cada usuario según sus permisos). Los sitios con información sensible, como los de RR. HH. o finanzas, se pueden excluir de las búsquedas de Copilot con Restricted Content Discovery mientras ordenas los permisos. Tienes el proceso explicado en cómo integrar Copilot de forma segura en el flujo de trabajo.

Esto es lo que hace en la práctica:

• En Teams: resume la reunión mientras se celebra y responde preguntas como «¿Qué se decidió sobre el presupuesto?» o «¿Qué tareas se me asignaron?» sin volver a la grabación. Para ello, la transcripción tiene que estar activada.
• En Outlook: redacta borradores de correos complejos a partir de otros archivos y resume hilos de mensajes que llevan semanas acumulándose.
• En Excel: analiza datos y crea gráficos a partir de instrucciones en lenguaje natural. Le hablas como a un compañero, sin fórmulas complejas.
• En PowerPoint: genera una presentación completa a partir de un documento de Word, Excel, PDF, texto plano, un prompt… lista para ajustar y presentar.

En un caso de atención al cliente con Outlook que hemos documentado en acens, responder a una queja pasó de llevar entre 10 y 15 minutos a resolverse en uno.

Todo esto funciona porque Copilot se apoya en Microsoft Graph, la capa de datos que conecta los servicios de Microsoft 365 de tu organización. Microsoft no usa tus prompts, sus respuestas ni tus datos corporativos para entrenar sus modelos fundacionales.

Agentes de Copilot Studio: automatizar procesos sin programar

Los agentes traen el paso siguiente a Copilot. Ejecutan un proceso completo de forma autónoma, sin que tengas que escribirles prompts ni supervisar cada paso.

Se crean en Copilot Studio, una plataforma de bajo código, así que no necesitas saber programar. Hay dos versiones, depende de lo que quieras que haga el agente.

La primera ya viene con tu licencia. Microsoft 365 Copilot y Copilot Business incluyen Copilot Studio Lite, integrado en la app de Copilot. Con él creas agentes que responden a partir del conocimiento y las instrucciones que les configuras. Pueden prepararte una presentación, un documento o los pasos para completar una tarea, pero no se conectan con aplicaciones de terceros.

La segunda es Copilot Studio en su versión completa. Aquí el agente actúa ante eventos, como la llegada de un correo o la actualización de un registro. También ejecuta acciones en distintas aplicaciones, sean o no de Microsoft, mediante flujos de Power Automate. Es la opción para conectarlo con sistemas como SAP o Salesforce.

La autonomía también se configura. Tú decides qué hace el agente solo y qué hay que revisar por una persona.

Dos ejemplos:

• Agente de incorporación (RR. HH.) con Copilot Studio Lite: responde al nuevo empleado sobre los beneficios de la empresa, le da los pasos para configurar su equipo y resuelve las preguntas más frecuentes sin saturar a RR. HH.
• Agente de ventas, con Copilot Studio: analiza los correos de clientes potenciales en cuanto llegan y los califica según el historial del CRM. Así el equipo comercial dedica su tiempo a las oportunidades con más posibilidades.

A cada agente le das instrucciones específicas, como «Eres el experto en la política de viajes de la empresa; responde dudas basándote solo en este manual». Se comporta como un empleado bien formado en una tarea concreta.

Si gestionas el presupuesto, ten en cuenta que los agentes de Copilot Studio que se activan con eventos consumen Copilot Credits. La licencia de Copilot Studio incluye 25.000 créditos al mes, que se renuevan cada mes y no se acumulan si te sobran. Los agentes que creas en la app de Copilot con Copilot Studio Lite no consumen créditos. Conviene estimar el uso de los agentes de Copilot Studio antes de ponerlos en marcha.

Para qué empresas y perfiles tiene más sentido

Copilot también encaja en empresas medianas. Con procesos poco automatizados hay más margen de mejora y los resultados se notan antes.

Los perfiles que más se benefician:

• Dirección, que quiere ver resultados tangibles en eficiencia antes de decidir una inversión.
• Responsables de Operaciones, RR. HH. o Ventas, que necesitan liberar a sus equipos de tareas repetitivas. Un agente de incorporación o de calificación de clientes es un buen punto de partida.
• Responsables de IT y transformación digital, que deben revisar permisos, seguridad, costes y plan de despliegue antes de dar luz verde.

Copilot funciona sobre los planes de Microsoft 365 para pymes y Microsoft 365 Enterprise. Para comprobar si encaja en tu equipo, en acens puedes activar una prueba de 25 licencias durante 30 días, con acompañamiento para elegir qué procesos medir. Tienes toda la información en nuestra página de Microsoft 365 Copilot.

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