Caso de uso Copilot con PowerPoint
Seguro que te ha sucedido que un compañero de trabajo, cliente o proveedor te pide una presentación con PowerPoint de un proyecto. Necesita una presentación clara y larga, con datos muy concretos, así que tardas unas horas en realizarla, buscando manualmente la información en las bases de datos de tu empresa, revisando las fotografías, poniendo precios… ¿o no?
Eso era antes. Con Copilot, la inteligencia artificial de Microsoft, las cosas están cambiando.
En este caso de uso veremos cómo un responsable de marketing añade una diapositiva con precios a una presentación, utilizando Copilot para terminar en cuestión de minutos.
El reto: falta una diapositiva de precios en la presentación
Un empleado manda una presentación de PowerPoint a una compañera. El objetivo es mostrar una nueva mesa que va a lanzarse al mercado, pero tras revisarla, ella detecta un error: falta la diapositiva con los precios. Sin esa información, el equipo comercial no puede presentar el producto a los clientes.
El responsable de marketing necesita solucionar esto cuanto antes. En lugar de buscar los precios manualmente, redactar el contenido, diseñar la diapositiva y adaptarla al estilo de la presentación, decide apoyarse en Microsoft 365 Copilot para automatizar la tarea.
Para ello, abre la presentación original en PowerPoint, accede al chat de Copilot integrado en Microsoft 365 y escribe un prompt: “Dime los precios de esta mesa utilizando la información de este enlace alojado en Sharepoint”.
No le hace falta indicar qué documento exacto contiene los datos, ya que Copilot analiza automáticamente todos los archivos a los que el usuario tiene acceso, solo indicarle la ruta del Sharepoint. Una vez encuentra la información de precios, genera una nueva diapositiva. El responsable de marketing puede decidir qué hacer, si personalizar más el contenido o no. En este caso, solicita que se incluya una imagen más clara del salón. Copilot tiene en cuenta la estructura de la presentación original para mantener la coherencia visual et, voilá! La diapositiva queda hecha y personalizada.
La solución: Copilot crea una diapositiva en segundos
En cuestión de segundos, la diapositiva aparece integrada en la presentación, con la imagen solicitada y el texto ya insertado. Si se quiere ajustar la apariencia, se puede utilizar Designer, la función de diseño asistido de PowerPoint, para probar otras opciones y elegir la que mejor se adapte al mensaje. Por ejemplo, si se desea que la imagen ocupe más espacio, solo hay que seleccionar otra disposición y el sistema la aplicará manteniendo el estilo general del documento.
El responsable ya tiene la diapositiva insertada y lista para enviársela de vuelta a su compañera. El proceso, que normalmente habría tomado 25 minutos, se completa en 5. No hay que buscar los datos, copiarlos, redactar el contenido, estructurar la diapositiva ni preocuparse por el diseño.
Este es solo un ejemplo de cómo la Inteligencia Artificial está cambiando los procesos de trabajo en las empresas. Si quieres saber cómo integrar Copilot en Microsoft 365 y, así, ahorrar mucho tiempo a tus empleados, revisa todos los casos de uso en la página de formación acens o consúltanos. No solo te asesoramos, sino que te proporcionamos el servicio de instalación.
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