21 de febrero de 2023

“La gran ventaja del teletrabajo es que puedes aplicar todas las técnicas de gestión del tiempo”, Dr. Jonathan Benito Sipos (Neurocientífico en la UAM)

“Mi día a día comienza con una tarea muro, una tarea donde voy poniendo cada día un ladrillo a un muro que quiero construir. Son tareas que quiero que me lleven a otro sitio a lo largo de los años: escribir artículos, estudiar ciencia, avanzar en mi profesión…”, explica el Dr. Jonathan Benito Sipos es Profesor y Neurocientífico en la Universidad Autónoma de Madrid.

Jonathan imparte clases, realiza reuniones en el laboratorio, diseña experimentos, escribe libros de neurociencia y novelas: “Soy un friki de la productividad y de la gestión del tiempo. La gente me preguntaba cómo hacía tantas cosas. Entonces les explicaba las técnicas que utilizaba, hasta que un día me cansé, escribí un libro y por circunstancias de la vida fue Top 1 a nivel mundial en habla hispana en Amazon. Y a partir de ahí me llaman más para hablar de gestión del tiempo que de neurociencia”.

“Si ahora te piden tu partida de nacimiento y te lleva más de un minuto encontrarla, tu sistema no es correcto”, señala Jonathan en su libro ‘Gestiona tu tiempo, disfruta de la vida’: “Muchas veces subestimamos el sumatorio de pequeños tiempos. El perder un minuto buscando la grapadora, las llaves… es letal, porque si te pones a sumar un minuto al día son casi 4 horas al año”. Por ello recomienda tener sistemas de archivos sencillos, ordenados alfabéticamente, cosa más fácil de hacerlo en formato digital (con nombres de archivo bien definidos para búsquedas futuras).

A la hora de darnos buenas prácticas para redactar emails recomienda los pasos que da Jeroen Sangers:

Pon los adjuntos
Escribe el cuerpo del mensaje con el principio de no desplazamiento (si el lector tiene que hacer scroll para leerlo entero, eso es demasiado largo)
Escribe un asunto conciso, que permita ser buscado
Añade los destinatarios

“Una reunión siempre debe tener un fin legítimo de productividad, no tiene sentido hacer reuniones por hacerlas. A veces el sentido es hacer team building, hacer grupo entre gente que a lo mejor no se puede ver de forma presencial y quieres que se unan”, comenta Jonathan. Para ello aconseja hacer esto:

Nunca pongas una reunión a primera hora de la mañana, mejor a las 13:00
Indica siempre la hora de finalización
Establece un orden del día estricto
El moderador debe reconducir a quien se sale del orden

Para organizarse, Jonathan se basa en la hoja de ruta: “Cojo un folio, lo doblo por la mitad, en la parte izquierda escribo las 10 cosas más importantes que tengo que hacer ese día. Me nutro para eso de la agenda y del cajón de sastre de tareas pendientes que tengo en Asana. Esas 10 cosas más importantes las priorizo en la parte derecha de la hoja, de mayor a menor importancia. Luego utilizo lo que se llama en gestión del tiempo la técnica de bulldog, hasta que no termino con una tarea no la suelto. Si viene una tarea que adquiere prioridad sobre las que ya tengo, pues obviamente se salta la cola. Si no, sigo mi hoja de ruta”. Con esto uno tiene claro qué tareas tiene que acometer cuando vaya terminando otras, lo que da una gran sensación de control, y sabe que está realizando acciones importantes en su vida. Por supuesto hay flexibilidad y puedes modificar algo según tus energías.

“Si al cerebro no le asignas una tarea muy concreta se puede perder. Esto lo digo mucho en gestión de proyectos. Por ejemplo, si tuviéramos que aprender ruso, podríamos poner como tarea destinar 20 minutos en Google a buscar una academia. Cuanto más aterrices la primera acción es mucho más fácil que se desbloquee y puedas empezar. Los objetivos deben ser concretos y medibles”. Además, Jonathan señala que lo que le suele pasar a la gente es que no sabe conjugar distintas actividades: “Si tú trabajas con pequeños bloques de media hora al día, al cabo de un año la cantidad de horas que has dedicado a ese proyecto es enorme. Si vas haciendo bloques de media hora de distintas cosas en un día, en un año has podido avanzar terroríficamente”. Eso es más productivo que dedicarse a una sola tarea, porque el cerebro cuando cambia de tareas es como un descanso, entonces va siendo muchísimo más eficiente.

“Si te puedes organizar como quieras, la gran ventaja del teletrabajo es que puedes aplicar todas las técnicas de gestión del tiempo, descansos, alternar tareas y sobre todo las técnicas de contracorriente. Por ejemplo, si quieres ser eficiente en tu vida no tiene sentido que vayas al supermercado un viernes a las 18:00 porque va a estar a tope y vas a perder mucho tiempo. Si teletrabajas puedes aprovechas e ir un martes por la mañana. El trabajo tiene que ser ético y no estético. No pienses qué van a decir los demás si supiesen que estoy en el Mercadona a las 10:00 un martes, da igual, porque el viernes a las 18:00 de la tarde tú estás trabajando en una tarea crucial. Lo mismo para los gimnasios, para los atascos…”, concluye Jonathan.