17 de octubre de 2019

Algunos ejemplos de cómo sacar partido a Office 365 con Teams y Flow

“Con Office 365 hay cosas nuevas que puedes hacer”, indica a acens.tv Gregory MacGregor (Formador en acens): “El tema de la coautoría documentos, el tema de los asistentes que automatizan y que mejoran tus presentaciones de Power Point, hay un montón de cosas en las que Office 365 nos ayuda para que las aplicaciones conocidas por todos puedan funcionar de forma un poco más moderna”.

“También está la parte de la Power Platform, que es toda la parte de los PowerApps, las aplicaciones que permiten crear el software para uso interno en la empresa, pues gestión de visitas, gestión de petición de vacaciones o de bajas, lo que sea, y Microsoft Flow como la herramienta que permite integrar las características de cada uno de los servicios de Office 365 y también de servicios externos y hacer que se puedan automatizar un montón de cosas”, dice Gregory.

Por ejemplo, las reservas para los cursos presenciales que realiza Formación acens se gestionan con Flow y se automatizan otros muchos procesos: “Es una cosa que a nosotros nos ahorra trabajo y aporta muchísimo valor a la empresa porque genera consistencia, eliminas el factor humano que de vez en cuando puede, digamos, impedir que las cosas fluyan de forma correcta y son cosas que las empresas a base de conocer un poquito, pequeños detalles, te piden ya que profundices”.

Con la coautoría varias personas pueden editar un documento al mismo tiempo: “La coautoría es básicamente la posibilidad de poder colaborar con compañeros sobre un mismo documento. Antes históricamente lo que pasaba es que tú tenías un Excel a lo mejor guardado en una ubicación centralizada en la empresa, en una carpeta compartida, y accedía tu compañero y tú ya no podías acceder, porque resulta que el otro lo tenía abierto. Entonces con la coautoría lo que haces es que evitas esas situaciones”, señala MacGregor.

“Últimamente los clientes nos piden mucha información sobre Teams, que es la herramienta de colaboración en tiempo real, que es lo que viene siendo la sustitución de Skype empresarial y para algunas empresas la alternativa a usar WhatsApp internamente; Teams es una solución pensada para finalmente desterrar el correo electrónico con fines internos, es decir, que tú y yo nos mandemos un correo electrónico y no nos contestemos con ‘OK’, ‘Vale’, ‘De acuerdo’… sino que sea al final pues mucho más cómodo”, comenta Gregory.

La ventaja frente a WhatsApp es que Teams lo controla la empresa y cumple el RGPD: “Muchas empresas se han visto forzadas a tener un grupo de conversación sobre temas del día a día y lo hacen a través de WhatsApp porque les resulta cómodo, pero claro, si eso está fuera de lo que es el espacio de control de la empresa ya empezamos a entrar en temas un poco más serios, entonces Microsoft Teams funciona perfectamente tanto en el PC como en el móvil y tiene sentido que nuestras interacciones tipo chat, así digamos menos formales con los compañeros, las hagamos tanto en el PC como en el móvil pero usando la misma aplicación, el mismo servicio”, comenta Gregory MacGregor.

Otra ventaja de Teams es que permite hacer reuniones y grabarlas. “Casi todos tenemos una webcam en el PC y si no en el teléfono móvil tenemos la posibilidad de hablar a un micrófono. Uno comparte la pantalla, otro comparte la presentación de Power Point, los archivos que ponemos en común en esa reunión quedan luego disponibles para cualquiera y también está una característica que poca gente le da importancia que es la aparte de grabar las reuniones. Si por lo que sea tienes un compañero que justo pues es un comercial y está visitando a un cliente y no puede asistir, o presencialmente o virtualmente a la reunión en ese momento, la puede ver después”.