¿Cómo Microsoft O365 ayuda en el día a día? Conocemos la experiencia de Alfonso Martínez, coordinador de Back Office de acens

Como Coordinador de Back Office en el área de soporte de acens, Alfonso Martínez vive cada día los desafíos de gestionar equipos, resolver incidencias y garantizar un servicio impecable a los clientes. En este artículo, comparte su experiencia con Microsoft O365, una suite que simplifica su trabajo y redefine la productividad en un entorno tecnológico exigente.

Desde la centralización de herramientas (Outlook, Teams, OneDrive) hasta la colaboración en tiempo real.

Lo que me encanta de usar Microsoft O365 en mi trabajo

Trabajar en servicios tecnológicos tiene sus retos, pero también muchas ventajas. Una de las cosas que más disfruto de mi día a día es usar Microsoft O365. Para muchos puede ser solo una suite de aplicaciones, pero para mí es una de las claves para que todo fluya mejor y más rápido en el trabajo.

Este conjunto de herramientas ha cambiado por completo la forma en que llevo a cabo mis tareas diarias, ayudando a hacer más eficiente y productivo el trabajo en equipo.

Todo en un solo lugar

Lo primero que me encanta es lo práctico que es tener todo centralizado. Desde el correo en Outlook hasta documentos compartidos en OneDrive o Teams, todo está a un clic. Antes, manejar tantas herramientas diferentes podía ser un dolor de cabeza, pero con O365 todo está integrado, lo que hace que las tareas diarias sean mucho más fáciles.

Colaboración en tiempo real: La clave para la productividad

Otra cosa que valoro es lo fácil que es colaborar con los demás. Trabajar en un entorno de TI implica estar constantemente en contacto con distintos equipos, y poder compartir archivos, agendar reuniones y hacer seguimiento en tiempo real con Teams hace que todo sea mucho más ágil.

Esto, en un entorno de soporte técnico, es fundamental cuando necesitamos compartir información rápidamente o resolver problemas de manera conjunta con otros compañeros. Ya sea un archivo de Excel que muestra un seguimiento de casos o un documento en Word con procedimientos técnicos, la posibilidad de colaborar instantáneamente agiliza todo el proceso. Ya no tienes que estar enviando correos con versiones de documentos; todos pueden trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo.

Además, al estar todo en la nube, no hay barreras físicas: podemos trabajar desde cualquier lugar, lo cual es esencial en la era del teletrabajo. ¡Es un cambio total!

¡Es un cambio total!

Teams: La herramienta indispensable para la comunicación

Otro aspecto que considero crucial es Microsoft Teams, una de las aplicaciones mejor integradas dentro de O365. Teams se ha convertido en el centro neurálgico de nuestras comunicaciones, no solo facilitando llamadas y reuniones virtuales, sino también permitiendo la integración con otras aplicaciones como OneNote, SharePoint o incluso Power BI. Esto permite que la gestión de tareas y la resolución de problemas se realicen de manera más rápida y eficiente, mejorando tanto la colaboración interna como la atención al cliente.

Teams no solo nos mantiene conectados, sino que también organiza nuestras conversaciones y archivos, lo que ayuda a reducir el tiempo de búsqueda de información y mejora la calidad del soporte que ofrecemos a nuestros clientes.

Mejor organización

Con herramientas como Planner o To Do, organizar tareas y proyectos nunca ha sido tan sencillo. En lugar de tener mil notas sueltas o correos dispersos, ahora todo está estructurado y accesible desde cualquier dispositivo. Esto es fundamental para mantenerme enfocado y no perderme en el caos del día a día.

En resumen, O365 no solo facilita el trabajo, sino que lo hace más eficiente y colaborativo. Para alguien que trabaja en TI, estas herramientas son verdaderos salvavidas. ¿Lo mejor? Que siempre están actualizándose para adaptarse a nuestras necesidades. ¡Es una de esas herramientas que, una vez que empiezas a usar, ya no puedes dejar!

Seguridad y personalización

Una de las preocupaciones más importantes cuando trabajamos con clientes es garantizar la seguridad de sus datos. Aquí es donde O365 brilla al proporcionar robustas capas de seguridad y opciones de personalización que nos permiten adaptar las herramientas a las necesidades específicas de cada cliente y de nuestra propia empresa.

Ya sea configurando permisos específicos para acceder a documentos sensibles o aprovechando las capacidades de cifrado y autenticación multifactor, podemos ofrecer un entorno seguro que genera confianza, tanto internamente como con nuestros clientes.

Formación continua y aplicación a los clientes

Otra ventaja de O365 es que siempre hay algo nuevo por aprender. Cada día descubro alguna funcionalidad nueva que mejora mi productividad, ya sea una automatización en Flow, un análisis de datos más avanzado en Excel o una manera más eficiente de gestionar proyectos con Planner. Este aprendizaje continuo no solo me beneficia a mí, sino que también puedo trasladar estas mejoras a los servicios que ofrecemos a nuestros clientes.

Esto no solo nos permite ofrecer un servicio más eficiente, sino también elevar la experiencia de usuario, mejorando la satisfacción general con nuestro soporte. Cuando nuestros clientes ven que implementamos herramientas avanzadas y seguras, su confianza en nosotros crece.

Microsoft O365 no solo facilita mi trabajo diario en soporte técnico, sino que también nos permite brindar un mejor servicio a nuestros clientes. Gracias a sus herramientas colaborativas, como la edición en tiempo real y la integración con Teams, podemos mejorar la productividad, ofrecer una atención más rápida y personalizada, y garantizar la seguridad de la información de nuestros clientes.

Sin duda, O365 se ha convertido en un pilar fundamental en nuestro día a día en la empresa de servicios TI y ahora con la integración de Copilot en toda la suite de O365, se abre un nuevo mundo de posibilidades y mejoras reduciendo los tiempos de búsqueda de información, creación de informes o automatización y simplificación de ciertas tareas.

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