Copilot o cómo integrar la IA, de forma segura, en el flujo de trabajo de cada organización
Las IA ya forman parte nuestro día a día. Nos ayudan con una receta rápida, consultas diarias o a mejorar las experiencias de consumo a través de sus algoritmos.
En el apartado laboral la irrupción ha sido igualmente rápida y exponencial. Algunos trabajadores las utilizan para redactar documentos con mayor agilidad, otros para revisar números y estadísticas y hay quienes simplemente buscan liberarse de esas tareas repetitivas. Pero lo realmente interesante es que la tecnología funcione bien, y sobre todo, cómo logra encajar en nuestras rutinas laborales. Y ahí es donde Microsoft Copilot marca la diferencia.
Microsoft Copilot es más que otro chatbot. Es una herramienta de inteligencia artificial que trabaja directamente dentro de las aplicaciones de Microsoft 365 que ya conoces: Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. No tienes que aprender a usar nada nuevo ni cambiar tu manera de trabajar. Simplemente está ahí, listo para echarte una mano cuando lo necesites.
Descubre cómo Microsoft 365 Copilot puede transformar tu empresa.
El efecto en la productividad y en la generación de ideas es ya palpable. Quienes antes dedicaban una mañana entera a la preparación de una presentación, pueden tenerla lista en apenas un cuarto de hora, revisa uno de nuestros ejemplos de formación.
Equipos de soporte que pasaban horas contestando correos recurrentes ahora delegan esas labores en Copilot para así dedicarse a asuntos de mayor importancia.
Equipos jurídicos revisan contratos con ayuda inteligente, y analistas consiguen detectar tendencias clave en Excel sin recurrir a fórmulas complejas. Todo esto se logra manejando los propios documentos, correos y datos de la organización.
Seguridad y privacidad como aspecto central de Copilot
Una de las inquietudes principales a la hora de integrar una IA al entorno corporativo es la protección de los datos sensibles. En este aspecto, Microsoft 365 Copilot da una respuesta clara y sólida. Su diseño se orienta a operar con la información de la empresa accesible a través de Microsoft Graph, pero siempre bajo estrictas medidas de protección.
Hay que entender bien que con Microsoft 365 Copilot, la seguridad de los datos está resguardada: la información de la empresa no se usa para formar los modelos de lenguaje grande (LLM) que Copilot emplea. Respeta, además, los permisos y controles de acceso ya establecidos en la organización. Copilot solo muestra a los usuarios la información a la que ya tienen acceso, separando el contenido de cada cliente dentro de su propio entorno.
Todo el procesamiento se desarrolla dentro del ambiente de Microsoft 365, siguiendo las políticas de cumplimiento de Microsoft. Para clientes en Europa, los datos se quedan dentro de la Unión Europea, cumpliendo con el Límite de datos de la UE. Este compromiso se extiende a la residencia de datos según lo descrito en los Términos del Producto de Microsoft.
A diferencia con otras herramientas de IA, que podrían pedir conectar servicios externos o sacar datos, Copilot opera directamente con la información disponible en el entorno de Microsoft 365, sin necesidad de transferencias adicionales.
Las respuestas que da se basan en la información de la organización y en el contexto de trabajo del usuario, no en datos generales. La privacidad no tiene letra pequeña; los compromisos son transparentes.
Aunque hay que recordar que es necesario revisar todas las respuesta generadas, ya que puede haber errores o imprecisiones.
Microsoft 365 Copilot incorpora además medidas de protección activas. La Autenticación Multifactor (MFA) es una parte básica para resguardar el acceso, pidiendo verificación adicional para custodiar los datos organizacionales.
El registro de auditoría unificado posibilita seguir y supervisar actividades, algo importante para descubrir incidentes de seguridad y asegurar el cumplimiento normativo.
Copilot incluye resguardos para detener contenido dañino, detectar material con derechos de autor y aminorar intentos de inyección (como ataques para eludir restricciones).
Impulsando la productividad en las aplicaciones diarias
El auténtico valor de Copilot se ve en su habilidad para dar asistencia inteligente justo donde se necesita: en Word para componer y editar documentos, en Excel para analizar datos y producir gráficos, en PowerPoint para componer ideas y datos en presentaciones convincentes, o en Outlook para gestionar el correo de un modo más productivo, resumiendo hilos de conversación o sugiriendo contestaciones. Puedes ver aquí ejemplos de uso reales.
En Teams, Copilot modifica la colaboración. Puede resumir conversaciones o reuniones en tiempo real, ayudando a los usuarios a ponerse al día mucho más velozmente tras una ausencia. También automatiza tareas administrativas durante las llamadas. Su habilidad para producir resúmenes de reuniones en varios idiomas posibilita la comunicación en equipos globales. Incluso tareas como formular encuestas en Forms o generar contenido conjunto en Loop se vuelven más ágiles.
Los resultados medidos son evidentes. El 70% de los usuarios refieren ser más productivos, y el 68% un progreso en la calidad de su labor. Las tareas se concluyen en promedio un 29% más rápido, y el tiempo empleado en manejar correos disminuye considerablemente (64%). Un porcentaje muy alto de usuarios (77%) manifestó no querer volver a trabajar sin él. Puedes leer el informe completo del estudio de Microsoft.
Un efecto organizacional
La indexación semántica hace más precisa la búsqueda, velando porque el proceso de «grounding» solo acceda al contenido autorizado para el usuario.
Esta integración intensa logra que la IA ayude en tareas básicas y sea un compañero estratégico, haciendo más fácil el acceso rápido a información repartida en varias fuentes de datos internas, mejorando la toma de decisiones, el acceso al conocimiento interno y la agilidad general de los equipos.
Para obtener el máximo de Copilot, es fundamental que las organizaciones impulsen su uso estratégico. Desarrollar la costumbre diaria de encargar tareas apropiadas a Copilot ayuda a liberar tiempo para labores de mayor valor.
Integrando Copilot en tu organización con acens
Para la puesta en marcha de Microsoft 365 Copilot es recomendable una preparación adecuada. Esto abarca asegurar un plan de suscripción compatible, configurar el ambiente técnico y manejar las licencias.
En acens, sabemos la importancia de que la integración tecnológica esté protegida y sea productiva. Nuestro saber hacer en el ecosistema Microsoft y nuestra trayectoria en soluciones cloud y de productividad, como nuestras soluciones de Microsoft 365, nos dan la posibilidad de guiar a tu organización en el camino hacia la adopción óptima de herramientas como Microsoft 365 Copilot, asegurándote que aproveches al máximo la fuerza de la IA preservando siempre la seguridad y el cumplimiento normativo.
Si deseas conocer más sobre cómo Microsoft 365 Copilot puede cambiar la productividad y seguridad en tu empresa, ponte en contacto con nosotros.
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