“GTD es una metodología para recuperar el control de tu vida, yo creo que va mucho más allá del ser muy productivo, de hacer muchas cosas”, José Miguel Bolívar
José Miguel Bolívar se define como un consultor artesano en efectividad. Hace unos años leyó el libro ‘Getting Things Done (GTD)’ de David Allen, titulado en español como 'Organízate con eficacia', y comenzó en 2008 el blog Óptima Infinito para dar consejos sobre GTD. Con el tiempo el equipo de la David Allen Company le pidió que hiciera una nueva versión en español de su libro, que bautizó como ‘Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD’.José Miguel empezó a crear una red productiva para ayudar a personas y organizaciones que bautizó como ÓPTIMA LAB: “Después de 10 años seguimos siendo de las formaciones con más prestigio. Tengo algunos clientes en los que prácticamente el 100% de la gente que está en el aula va allí porque conoce a alguien de la organización que ha hecho el curso y se lo ha recomendado”. ÓPTIMA LAB es la única entidad avalada para España con el Certified Partner de la David Allen Company para impartir sus programas de formación GTD.
La Pandemia hizo tambalear su estructura de empresa: “Teníamos un modelo de negocio 100% presencial y de la noche al día nos encontramos con pedidos cancelados por valor de 6 dígitos. Fue un varapalo espectacular. Pero también sirvió, en un sentido positivo, para aflorar ineficiencias estructurales, cosas que chirriaban desde hacía tiempo y aprovechamos la situación para hacer limpieza, replantearnos con más honestidad era el modelo que queríamos o no. Antes del Coronavirus éramos 7 y a mediados de año éramos 3. Ha sido duro pero realmente ha sido un cambio a mejor”. En 2020 facturaron un 40% de lo que facturaron en 2019, lo que José Miguel considera un éxito debido a la coyuntura por el COVID19: “Nos tuvimos que poner las pilas para desarrollar productos virtuales, empezamos a partir de junio, es decir, que realmente de junio a diciembre teniendo en cuenta el parón del verano hemos conseguido hacer el 40% de la facturación de un año sin Coronavirus. Antes estábamos creciendo un 25%-30% anual”.
“GTD es una metodología para recuperar el control de tu vida, yo creo que va mucho más allá del ser muy productivo, de hacer muchas cosas”, explica Bolívar al hablar de su libro ‘Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD’: “La realidad en la que vivimos es que hay un exceso de información, de estímulos, de opciones, una velocidad de cambio brutal… y no es innato el elegir con confianza y con claridad de todas esas opciones cuál es la que tiene más sentido en cada momento. Nos dejamos llevar por lo último, por lo más ruidoso, por lo más estresante, por lo que nos piden con más insistencia, y no realmente por lo que nos aporta más valor, por lo que está más alineado con nuestros objetivos, ni lo que nos hace más felices… GTD al final es un conjunto de comportamientos, de buenas prácticas, de estrategias que nos ayudan a navegar mejor, más felicidad, mejores resultados… Recuperas la sensación de ir al volante de tu vida”.
Jesús Marrone (Responsable de Contenidos en acens), ha preparado para la entrevista una selección de las citas que ha considerado más relevantes del libro, para que Bolívar las desmenuce.
“La toma de decisiones se convierte en uno de los factores clave de la productividad personal”
José Miguel indica que lo que hacemos instintivamente no era lo adecuado en muchas ocasiones cuando eso se enfría y se ve en perspectiva: “No estamos acostumbrados a decidir con criterio qué cosa de estas 27 es la que tiene más sentido hacer en mis circunstancias. Hacemos cualquier cosa y tenemos la sensación de que al acabar la jornada no hemos parado pero no hemos hecho nada. Decidir bien tiene que ver con ganar claridad sobre qué opciones tengo, qué aporta cada una y convertir esto en un hábito, muy ágil, muy rápido, que no haya que perder tiempo. Educar a nuestra intuición para que de manera intuitiva hagamos mejores selecciones”. José Miguel usa mucho los flujos de trabajo porque eso te ahorra pensar: “Pensar cansa, consume energía. El problema no es tanto que la gente no piense como que piensa mal o piensa en lo que no tiene que pensar”.
“En el trabajo del conocimiento, una persona eficaz es aquella que ha desarrollado los hábitos que le permiten tomar buenas decisiones de forma sistemática”
Los comportamientos que no son innatos exigen un esfuerzo porque te tienes que acordar o estar alerta en el momento de hacerlo… eso se soluciona creando hábitos, ya que son automatismos: “Son cosas de las que te puedes olvidar por completo pues como te pones el cinturón de seguridad al subir al coche, cosa que no ocurría cuando te apuntaste a la autoescuela. A base de repetir comportamientos el cerebro genera nuevas conexiones neuronales y dice: Esto parece que lo hago todos los días, voy a hacerlo de una manera más eficiente. Así dejas de tener que hacerlo conscientemente, que surja de manera automática”. Así se crean los hábitos, una herramienta de eficiencia: “Entre hacer una cosa convertida en hábito y otra que no lo está hay una diferencia de consumo de energía mental del 95%. Dicen los estudios que el 80% de lo que hace una persona a lo largo del día son hábitos, son automatismos”. Hay algunos libros muy buenos sobre este tema, como ‘Hábitos atómicos: Cambios pequeños, resultados extraordinarios’, de James Clear, o ‘El Principio de Sorites. Cómo aprovechar el poder de la perseverancia’, de Ian Gibbs. Bolívar además tiene otra recomendación: “La clave del GTD es perseverar, no tirar la toalla. No hay prisa, ve despacito”.
“GTD no va de no ser una persona desordenada. Va de darte la libertad para poder serlo”
“No hay nada malo en el orden o en el desorden, sobre todo como saben las personas que se dedican a una actividad profesional creativa. GTD no pretende que todo esté perfectamente alineado, ordenado… todo lo contrario. GTD lo que te enseña es una serie de hábitos para que dé igual que las cosas se desordenen porque cuando sea necesario volverán a estar ordenadas”, comenta José Miguel, incidiendo en que lo importante es generar método de trabajo, no hacer muchas cosas a lo loco o que realmente no sirven.
“Tu falta de organización no es mi emergencia”
La necesidad de que todo sea urgente desaparece cuando se usa el método GTD: “Yo te llamo, si no me coges el teléfono me pongo a hacer otra cosa y cuando termine te vuelvo a llamar. Si yo no tengo ese sistema de confianza, si te llamo y no te localizo, me voy a tu sitio y te persigo, y acampo en tu mesa… pero en el fondo hay buena intención mal canalizada. Creo que si a la gente le enseñáramos a tener esa mente externa en la que sí puedes confiar no habría urgencias. Nosotros en ÓPTIMA LAB no tenemos emergencias”.
Por último os recordamos que en Formación acens tenéis disponible el curso Office 365 Productividad, gratuito y en vídeo, con muchos trucos para sacarle el máximo partido a OneDrive, Outlook, Word y Windows.
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1 comentario
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Yo he tenido la suerte de conocer y leer el libro por culpa de Jesús Marrone. José Miguel Bolívar luego impartió el curso open de metodología gtd en septiembre al que me apunté. Llevo casi 4 meses disfrutando de sus ventajas. Soy consciente de qué cosas me limktan, intento generar esos hábitos que inciden de manera clara y objetiva en mi productividad. Hago las revisiones semanales sin esfuerzo porque sé que me dan una perspectiva necesaria para controlar la siguiente semana de trabajo.
Recomiendo el libro, los cursos de óptima lab, la capacidad de todos sus profesionales, la metodología y además me pongo como ejemplo de las mejoras que se obtienen al aplicarlo.