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Tu oficina en el móvil con Office 365 (Formación acens)

10 de julio, 2018

acens participó en el evento Málaga Mobile Day 2018 con la ponencia ‘Tu oficina en el móvil’ de Gregory MacGregor (IT Sales and Support Specialist), que trató, con un enfoque didáctico, las posibilidades y ventajas que ofrece Office 365 para ser más productivos con nuestro smartphone.

El objetivo era acercar a los asistentes, en su mayoría empresarios, algo que ya es una realidad: el móvil también se puede utilizar para trabajar. Veamos un resumen de las claves de esta ponencia de Formación acens.

 

El correo siempre por encima: por algo se empieza

Antes de empezar a hablar de la realidad móvil hacia la que nos movemos, debemos hacer un pequeño repaso de la tecnología móvil y su evolución en los últimos años.

Con los primeros BlackBerry y Nokia con Symbian, el correo de empresa en el móvil comenzó a ser una realidad, pero ante su elevado coste era un privilegio de los ejecutivos. En 2007 la llegada del iPhone dio pie a una auténtica revolución en el mundo de los dispositivos móviles, aunque en un ámbito más particular que empresarial.

Exchange de ActiveSync de Microsoft en 2011 tuvo mejor acogida en las empresas: cualquier terminal móvil valía para acceder al correo de empresa, sin renunciar a la seguridad. Esta es la tecnología presente en Office 365, el acceso al correo electrónico corporativo más extendido. Es utilizada por millones de trabajadores en todo el mundo.

 

¿Qué es Office 365?

Es una solución integral de productividad para la empresa, basada en la nube. Significa que aquellas inversiones que había que hacer en infraestructura física hace años, para tener un servidor en una sala de máquinas con un equipo encargándose de la copia de seguridad, ya no hace falta.

 

La clave de toda implementación de movilidad

Para poder adaptar nuestras empresas a una estrategia nueva de movilidad, tenemos que tener en cuenta la necesidad de encontrar un equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que quiere el empleado.

La empresa busca una solución segura, fiable y adaptable. Pero esto no sirve da nada si el empleado no quiere utilizarla porque es incómoda. Por lo tanto, también debe ser atractiva, fácil de utilizar y familiar para el usuario.

 

El enfoque clásico de movilidad en la empresa moderna

Los empleados no siempre van a estar dispuestos a utilizar un terminal dado por la empresa, preparado para ser seguro, y acceden al correo electrónico de empresa, conversaciones de empleados, documentos sensibles y recursos corporativos a través de su propio dispositivo.

 

Dispositivos personales, información corporativa

En ese caso el problema es que en un dispositivo personal se mezcla información sensible del usuario con información que la empresa quiere proteger. El enfoque Bring Your Own Device o BYOD permite que los trabajadores accedan con sus propios terminales a contenidos de la empresa riesgo para la seguridad corporativa.

 

Mensajería empresarial que aporta valor al usuario

La solución Microsoft Teams es el “Whatsapp” para la empresa. Integrada en Office 365, cuenta con un chat persistente (con historial de la conversación), capacidad para compartir archivos, hacer reuniones online… es más cómodo y rápido que el correo.

 

Del pen drive a la nube

One Drive permite compartir archivos, con un espacio de terabyte por usuario y un control de versiones automático para recuperar y restaurar archivos si hubiera alguna incidencia en el equipo.

 

¿Y cómo controlamos la seguridad del dispositivo?

Estas herramientas no se vinculan con el número de teléfono, sino con las credenciales del usuario. Se puedan utilizar en cualquier dispositivo, aceptando antes las políticas configurables por la empresa, como contraseñas seguras, tiempo de bloqueo, límite de intentos para desbloquear la pantalla…

 

Aprender a usar Office 365

En Formación acens tenemos muchos vídeos y material de apoyo sobre Office 365, tanto para usuarios como para administradores. Además, convocamos Masterclass para mostrar el funcionamiento en directo y responder preguntas de los asistentes, ofrecemos cursos a medida de nuestros clientes en sus oficinas o en las de acens.

 

 

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