17 de mayo de 2016

#Infografía Cómo aumentar la productividad en el trabajo

Emails, reuniones, peticiones de jefes, llamadas, tuits, actualizaciones en Facebook, mensajes en WhatsApp… De media un trabajador sufre una interrupción cada 3 minutos y necesita 23 minutos para volver a la tarea original. Así, se calcula que sólo se trabajan 1,5 horas al día de media. ¿Alguna vez has salido de la oficina con la sensación de no haber sacado trabajo en todo el día? Por ello Online Course Report ha creado la infografía ‘Optimizing workflow and productivity in the office’ para darnos consejos con los que optimizar el flujo de trabajo. Estos son consejos generales y depende de cada persona aplicarlos todos o algunos, ya que uno debe conocerse cómo rinde mejor.

– Reduce el número de reuniones: el 70% de los trabajadores cree que las reuniones no ayudan a completar el trabajo y les lleva mucho tiempo prepararlas. Por tanto hay que evitarlas si se puede avanzar con correos o llamadas, y en caso de ser necesaria la reunión el tiempo no debe ser excesivo.

– Abandona la multitarea: el estudio dice que reduce la productividad un 40%, incluso es contraproducente interrumpir el flujo de trabajo ya que genera errores. Para evitarlo:

Silencia el móvil
Evita la ida y venida de emails, a veces es mejor hablarlo cara a cara
Haz una lista de tareas sencilla con 3 ítems al día
Prioriza sobre la marcha. Si una tarea no es urgente o no está en la lista del día déjala para más adelante
Aprende a decir “No” o al menos “Ahora mismo no”. Si puede hacerse esperar, hazlo esperar

– Deja a los trabajadores que decidan su espacio de trabajo: no pases por alto la importancia del ambiente físico de trabajo. La motivación y productividad de los trabajadores mejora cuando tienen tener luz natural, plantas, comida saludable, vistas al exterior y pueden personalizar su área de trabajo con fotos.

– Tómate un descanso: las pausas programadas son mucho más productivas que las interrupciones imprevistas, ya que reducen el aburrimiento, ayudan a retener la información y a generar nuevas ideas. Un minibreak de 15 segundos sin mirar a la pantalla reduce un 50% la fatiga visual.

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Además de todo ello, desde acens apuntamos otros consejos para mejorar tu rendimiento:

Organiza tu correo de forma eficiente: es mejor guardar los emails por carpetas, dejando en la bandeja de entrada sólo los que faltan por atender. Guarda los adjuntos en tu ordenador y archiva emails periódicamente para liberar espacio. Sigue el hilo de los correos para no despistar mensajes y pon asuntos relevantes para facilitar búsquedas futuras.
Usa varios navegadores con pestañas predeterminadas: si gestionas las redes sociales de una marca puede ser incómodo acceder a los perfiles desde tu navegador habitual al tener que cerrar tus sesiones personales. Es más rápido si usas otro navegador para los perfiles de la marca con el login hecho, y mejor si lo configuras para que al abrirlo ya aparezcan todas las pestañas de redes sociales.
Ahorra tiempo con los atajos de teclado: por ejemplo ‘Control + rueda del ratón’ hace zoom en cualquier página, ‘Control + Shift + T’ abre sucesivamente la última pestaña cerrada o ‘Tecla Windows + L’ bloquea la pantalla.
Lleva un listado de tareas pendientes: a ser posible con fechas de entrega, de esta forma no se te pasará nada. También puedes poner recordatorios en Outlook o en el móvil.
Ten siempre acceso a tus documentos: hay muchas aplicaciones como Correo Office 365 que te permiten acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo y lugar con conexión, de forma sincronizada.