07 de julio de 2025

Caso de uso Copilot en Excel, para ahorrar tiempo

¿Qué sientes cuando abres un archivo de Excel y te encuentras con miles de filas de datos brutos y columnas interminables? Para la mayoría de los mortales, es el inicio de un largo día de fórmulas, tablas dinámicas y ajustes manuales. Un trabajo cansado donde un error en una celda puede tirar a la basura horas de esfuerzo.

Ahora bien, ¿y si pudieras simplemente conversar con tu hoja de cálculo y pedirle que ordene, analice y visualice la información por ti? Esto, que hasta hace poco sonaba a imposible, es una realidad gracias a la integración de asistentes de inteligencia artificial como Microsoft 365 Copilot, y en acens queremos mostrarte su funcionamiento en un caso práctico.

En el vídeo se plantea un escenario en el que un analista recibe un documento con los datos de consumo energético de los edificios públicos de Madrid. La información abarca varios años y tiene cierta complejidad inicial.

El principal obstáculo para extraer conclusiones es que las mediciones de consumo no están homogeneizadas; algunas aparecen en kilovatios-hora (kWh), otras en metros cúbicos (m³) y otras en distintas unidades. Si has trabajado con datos sabrás lo que esto supone: el primer paso, antes de cualquier análisis, es estandarizarlo todo. El método tradicional pasaría por crear fórmulas condicionales complejas.

Del caos de datos a la claridad con una sola orden

Aquí es donde la interacción con la máquina da un giro de 180 grados. En lugar de sumergirse en la sintaxis de las funciones de Excel, el usuario abre la ventana de Copilot y le escribe una instrucción en lenguaje natural, como si se lo pidiera a un compañero: «añade una columna con el consumo convertido a kWh«.

La respuesta del asistente es inmediata. Al momento comprende la petición y examina las columnas «CONSUMO» y «UNIDADES» para entender la lógica subyacente. A continuación, elabora por sí mismo la fórmula necesaria, que tiene en cuenta las distintas unidades y aplica la conversión correcta a cada una.

Tras mostrar una vista previa para que validemos el resultado, inserta la nueva columna con todos los valores ya estandarizados. Este proceso que fácil, podría haber llevado media hora, se resuelve en segundos y con una única frase coloquial.

Con los datos ya limpios y ordenados, llega el momento de extraer conocimiento. La tarea siguiente es preparar un informe, y un buen punto de partida es conocer el consumo medio por cada distrito de la ciudad. De nuevo, el camino se simplifica. Volvemos a dirigirnos a Copilot con una petición directa: «dime el consumo medio de cada distrito».

El asistente procesa la solicitud, agrega los datos correspondientes y, en lugar de devolver un simple número, compone un análisis visual al detalle. Automáticamente, construye una tabla dinámica y un gráfico de barras que ordenan los distritos de mayor a menor consumo.

Visualización y análisis sin fórmulas: el poder de preguntar

El resultado se materializa en una nueva hoja de Excel, perfectamente maquetada. Donde podemos ver la tabla con los promedios y, a su lado, el gráfico. Con esto se obtiene una conclusión: el distrito de Retiro es el que presenta la media de consumo más alta.

Ya estamos listos para incorporar esta información a un informe o presentarla en una reunión. Y todo, sin escribir ni una sola fórmula y sin configurar manualmente ninguna tabla o gráfico.

Este caso de uso demuestra que el trabajo con datos está cambiando. La destreza ya no consiste en memorizar funciones complejas, sino en saber formular las preguntas adecuadas. Herramientas como Copilot no sustituyen el ingenio humano; lo potencian.

Liberan a los profesionales de las tareas más mecánicas y repetitivas, lo que les deja más tiempo para dedicarse a lo que verdaderamente aporta valor: la interpretación, la estrategia y la toma de decisiones informadas.

Puedes ver todo nuestros casos de uso, en nuestra web de formaciones.