5 estrategias de automatización que toda pequeña empresa puede seguir

En casi cualquier pyme hay ciertas tareas tediosas, que llevan mucho tiempo pero que deben realizarse. Crear hojas de cálculo a mano, hacer la contabilidad, revisar y responder correos uno a uno cuando todos contienen la misma consulta… tareas repetitivas que no pueden desatenderse, pero que desearíamos que las atendiera otro.

La automatización de procesos permite que las máquinas realicen estas tareas con una velocidad asombrosa. Y aunque automatizar no es magia, sí es una herramienta de precisión que depende de una estrategia para evitar que los errores manuales se conviertan en errores digitales a gran escala. Alrededor del 90% de las pequeñas y medianas empresas reconoce que la automatización es un plus, pero cerca del 70% sigue viéndola como algo complejo, caro y solo apto para las grandes corporaciones.

¿Por qué le tenemos tanto miedo? En realidad automatizar es la única forma de hacer más con los mismos recursos y competir con negocios más grandes sin multiplicar plantilla. Y se puede empezar poco a poco, tarea a tarea, con un presupuesto más ajustado.

Por qué la automatización es una aliada real para una pyme

La automatización hace funcionar tu negocio un poco en piloto automático. Una tienda online, por ejemplo, puede automatizar casi todo lo repetitivo. En el departamento de marketing, emails de bienvenida, carritos abandonados, cupones, publicaciones en redes, campañas de remarketing y recomendaciones de productos.

En la gestión del catálogo y precios, la actualización de fichas, el cambio de stock, cambios de tarifas, packs, novedades… En atención al cliente, los chatbots pueden resolver dudas del cliente antes de llegar al operador, liberándo de carga repetitiva de trabajo. Y podríamos seguir así por cada departamento.

No obstante, no se trata de un piloto automático total. Una automatización bien aplicada libera al equipo de la carga mecánica, pero traslada su responsabilidad a la supervisión. La tarea aquí es auditar que los sistemas funcionen bien mientras restan trabajo al equipo.

Cinco estrategias para automatizar con cabeza

Si quieres automatizar los procesos de tu negocio probablemente no sepas por dónde empezar. Piensa primero en las tareas repetitivas, manuales y consumen más horas de las que deberían. Por ejemplo: generación de informes mensuales, contabilidad, responder a correos con dudas frecuentes… ahí están las mejores candidatas.

Una vez las identifiques, fija un objetivo que la automatización debe cumplir, por ejemplo: hacer al equipo de atención al cliente un 30% más eficiente sacándoles de encima la obligación de tener que responder correos con la misma pregunta una y otra vez. Así podrás ir midiendo los resultados de cada automatización. Pero cuidado: automatizar un proceso ineficiente solo acelerará el desastre. Antes de conectar una máquina, asegúrate de que el proceso manual funciona perfectamente. Recuerda que la máquina elimina el cansancio, pero si la lógica inicial es errónea, el sistema multiplicará el error.

El segundo pilar es la integración. Una parte sustancial de los usuarios reconoce que sus soluciones de automatización no se conectan del todo con sus servicios en la nube o SaaS. Por eso lo mejor es apostar por plataformas pensadas para encajar con distintos sistemas.

El tercer aspecto es la escalabilidad. Una pyme no necesita, de entrada, un despliegue enorme, pero sí herramientas que puedan crecer con ella y, cuando el negocio lo requiera, añadir nuevas características sin tener que cambiarlo todo otra vez.

El cuarto paso es centrarse en la seguridad. Las plataformas de automatización a instalar deben ser seguras, con controles de acceso impenetrables. Deben proteger datos sensibles, evitar accesos indebidos y ayudar a cumplir normativas como el RGPD sin estar revisándolo todo a mano. Sin embargo, no existe el sistema impenetrable, por lo que al conectar varias herramientas hay que  gestionar permisos mínimos y revisar periódicamente quién (y qué aplicación) tiene acceso a tus datos sensibles.

Por último, la automatización será realmente útil si permite adaptarse al negocio, como seguir cambios en un sistema de reserva de un restaurante. Cuanto más configurable sea la plataforma, más se ajustará al día a día real de la pyme.

Automatizar para liberar a las personas de las tareas mecánicas para que puedan centrarse en lo que solo ellas pueden hacer: pensar, decidir, crear y cuidar a los clientes, ese es el objetivo de la automatización.

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