Guía sobre el buen uso del e-mail

Informa La vanguardia en un artículo publicado el pasado día 16 de Septiembre que David Shipley , periodista en las páginas de opinión de The New York Times, y el editor Will Schwalbe han escrito un manual sobre el buen uso del e-mail del que, al parecer, Taurus publicará una versión española en marzo.

A decir del artículo referenciado, el manual llamado Send se compone de una serie de normas básicas que, una vez leáis, veréis que se corresponden con el total y absoluto sentido común… vamos, que el manual no nos va a descubrir nada nuevo. Ahora bien, teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que todos dedicamos a escribir y contestar e-mails, disponer de un resumen de ese manual; aplicado a la filosofía corporativa de la empresa en la que trabajamos y hacerlo de “obligada lectura” para todos los empleados , podría convertirse en una importante herramienta de optimización del tiempo

Por ejemplo: Shipley y Schwalbe consideran que la parte más importante -«y la más ignorada», – precisan- de un correo electrónico es la casilla donde consta el asunto del mensaje. «Úsela siempre, recomiendan. Asegúrese de que es informativa. Asegúrese de que no parezca un correo basura»

Ciertamente, los mails «sin asunto» – que, por increíble que parezca, los hay – deberían estar prohibidos porque no solo es que no aporten información rápida y ágil sobre el tema a tratar, concepto éste para el que se creo la casilla «asunto» , convirtiéndolos en «inclasificables» sino que cuando necesitas hacer una búsqueda entre tus correos porque, pasados unos días desde la recepción del mail sin asunto quieres recuperar información contenida en él, esa búsqueda se convierte en mucho más lenta, repercutiendo todo ello en una constante perdida de tiempo. No te digo nada si en tu bandeja de entrada, o en la carpeta en la que tengas clasificado el mail – cosa que habrás hecho manualmente – tienes varios mails “sin asunto” o, incluso, varios que corresponden a un mismo remitente.

Precisamente Shipley y Schwalbe, tratando la optimización del tiempo en la jornada laboral establecen otra norma que es la siguiente:

si un e-mail puede enviarse a una persona, mejor que a diez a la vez. «Cuando envío un e-mail a una persona, tengo el 95% de posibilidades de que me responda. Si lo envío a diez, la tasa de respuesta de reduce al 5% – explica el escritor Patrick Lencioni a los autores-. Cuanta más gente sumas, decae de forma drástica la exclusividad y les haces pensar que no es necesario leer el e-mail y hacer lo que les pides».

No puedo estar más de acuerdo con este razonamiento, ahora bien, en lo que a mi experiencia respecta yo prefiero tener exceso de información a carecer de información y por ello siempre pido a mis compañeros que, ante la duda de si debo estar o no al corriente de un tema, «me pongan en copia» de cualquier mail en el que previamente hayan puesto un «asunto» lo más descriptivo posible . El destinatario de un mail es siempre el primer responsable de la ejecución del mismo, aquellos que aparecen en copia se mantendrán al corriente del asunto.

En definitiva, un buen conocimiento del uso y herramientas que componen el correo electrónico es crucial a la hora de optimizar nuestra jornada laboral y os lo dice una que cuando recibe una llamada telefónica, al final de la misma, pide a quien la ha llamado que le ponga un mail con el resumen de lo que han acordado y es que el correo bien gestionado es la herramienta más útil

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